Schwierige Präsentation steht an? Die Tipps hier helfen!

Der Termin naht und der Schweiss perlt Dir auf der Stirn. Das nächste #Meilenstein-#Freigabemeeting für Dein #Projekt naht. Du bist nervös … Halt! Stopp! Durchschnaufen.

• Weisst Du, was Du an diesem #Meeting erreichen willst? Ist Deine Absicht klar?
• Kannst Du es sauber und schlüssig begründen? Ist das Ergebnis nachvollziehbar?

Je genauer Du das #Ergebnis und die #Absicht begründest, umso wahrscheinlicher wird es eintreten. Je mehr Du davon selbst überzeugt bist, desto eher wirst Du die Personen im Raum ebenfalls mit Überzeugung anstecken.

Definiere das Ziel! Formuliere den Antrag, noch bevor Du mit der #Präsentation beginnst. Sei konkret und spezifisch!

Analysiere die Mitglieder des SteerCo. Welche Charaktere sind sie?

• der Zahlen fixierte Tabellenliebhaber?
• Eine heissblütige Leaderin, die Ergebnisse und kein «bla bla» sehen will?
• Ein Schönfärber, der immer zuerst das Gute im Menschen sieht?
• Die Innovative, die das Produkt bereits im nächsten Mars-Roboter eingebaut sieht?

Jetzt hast Du den Salat. Denn jede dieser vier Personen ist an einem ganz anderen Thema Deiner Präsentation interessiert. Genau darum musst Du Deine #Stakeholder kennen und wissen, was ihnen wichtig ist.

Je nach Komplexität Deiner Anträge und Präsentation musst Du die Mitglieder des «Steering Committee» einzeln abholen. Dabei setzt Du #Schwerpunkte in der Präsentation. Wenn Du so willst: Du machst in diesem Beispiel vier Präsentationen. Nimm Dir die Zeit und trage Dein Anliegen empfängergerecht vor. Ja, wenn nötig, wie in diesem Beispiel viermal. Gegebenenfalls kannst Du auch Personen zusammennehmen.

• Der «Zahlenfixierte» will Tabellen sehen und genau nachvollziehen können, wie Du auf das Ergebnis kommst. Vor allem sehen, was das Projekt für eine Performance bringt.
• Die «Heissblütige» langweilt sich schnell und will primär keine Probleme hören. Sie will hören, wie Du das Problem löst und was Sie davon hat.
• Der «Schönfärber» möchte sehen, was für Auswirkungen Dein Projekt auf die Mitmenschen und Kollegen hat. Er möchte auf der emotionalen Ebene abgeholt werden.
• Die «Innovative» ist neugierig und will sehen, wie das Projekt funktioniert. Welche Möglichkeiten es bietet, um in Gedanken bereits an der nächsten Lösung zu brüten.

Hast Du von allen Feedbacks erhalten? Sind die SteerCo Mitglieder grundsätzlich zufrieden? Oder gibt es noch Nachholbedarf? Wenn ja, hast Du noch genügend Zeit bis zum Termin für die Extraschlaufe? Wenn nein, beantragst Du den Meilenstein zu verschieben.

Sind die #SteerCo Mitglieder zufrieden, so musst Du nun nur noch die Präsentation auf das wesentliche reduzieren. Aber nur so weit, dass andere, bisher nicht abgeholte Zuhörer Deiner Argumentation folgen können. Kurz und knapp, bis zum Antrag.
Dieser wird jetzt in der Regel ohne grössere Probleme bewilligt. Warum? Weil die Mitglieder des #Steering #Committees Ihre Anliegen bereits vorgebracht haben, als Du sie abgeholt hast.

Und wie hast Du solche Meetings schon vorbereitet und erlebt?