Warum ist bei vielen Projekten Sand im Getriebe?

Ein Grund dafür kann ein falsches oder nicht vorhandenes Stakeholdermanagement sein!

Nur mit einem gut geführten Stakeholdermanagement wird das Projekt laufend korrigiert und «on Track» gehalten. Werden die Stakeholder nicht ihrem Einfluss und Projektinteresse entsprechend in regelmässigen Zyklen abgeholt, riskiert ein Projektteam am nächsten Regeltermin z. B. Meilenstein-Freigabe eine Abfuhr und eine Extraschlaufe anstelle einer Freigabe.

Durch das kontinuierliche Abholen der Stakeholder können Projektfortschritte empfängergerecht aufbereitet und allfällige Fragen im Vorfeld geklärt werden. Fragen, die im Regeltermin nicht mehr auf den Tisch kommen, weil sie bereits geklärt sind. Falls es nötig ist, können dank des Austausches Details gezeigt oder Korrekturen eingeleitet werden, was wiederum den Regeltermin stressloser macht.

Doch wie wird ein sinnvolles Stakeholdermanagement mit einem vertretbaren Zeitaufwand aufgebaut? Während der Stakeholder Analyse werden diese gemäss unterstehender Grafik in vier Quadranten eingeteilt.

Die Grafik zeigt auf, wie die reservierte Zeit am sinnvollsten eingesetzt wird.

1. Am meisten Zeit wird in die Stakeholder im Quadranten oben rechts investiert und in regelmässigen Meetings abgeholt. Vor grossen Regelmeetings, z.B. Milestone-Freigaben werden diese Stakeholder vorgängig über den Projektfortschritt informiert und Probleme/Anträge besprochen. Wenn nötig, werden die Stakeholder in Einzelmeetings informiert.
2. Der Quadrant oben links braucht ebenfalls etwas mehr Zeiteinsatz, denn diese Stakeholder können schnell ein Projekt torpedieren, wenn Sie das Gefühl haben, mit dem Resultat unzufrieden zu sein. Auch wenn Sie nicht vom Projekt betroffen sind, sind sie dennoch Stimmungsmacher.
3. Die Stakeholder unten rechts sind zufrieden, wenn sie laufend über den Projektfortschritt informiert werden, z. B. Präsentation vorab zum Lesen erhalten und eingebunden werden, um ihre Wünsche/Bedürfnisse einzubringen. Abweichungen müssen entsprechend schlüssig begründet werden.
4. In die Stakeholder unten links werden «überwacht» und bei Bedarf nimmt ein Projektteammitglied Einfluss. Beispielsweise hört ein Teammitglied in der Kantine wie negativ über das Projekt gesprochen wird und offensichtlich Fragen vorhanden sind. Das Mitglied nimmt direkt Einfluss und klärt die Situation.

Merke: Das Stakeholdermanagement braucht viel Zeit, jedoch korrekt eingesetzt lässt sich der Aufwand planen. Gewonnene Zeit – durch das Weglassen – wird meist mehrfach wieder aufgebraucht, wenn das Projekt in eine Extraschlaufe geht und ist entsprechend ungeplant. Hinzu kommt der Frust der Teammitglieder, was wiederum negativer Einfluss auf die Projektperformance haben kann.

Haben Sie Herausforderungen im Projekt-Management? Kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Erstgespräch.

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